Decreto Sicurezza 2025: tutte le novità per le aziende di noleggio veicoli

Con l’entrata in vigore del Decreto Sicurezza 2025 (D.L. 11 aprile 2025, n. 48), cambia radicalmente il quadro normativo per tutte le imprese che operano nel noleggio di veicoli senza conducente. Il provvedimento, pensato per rafforzare la sicurezza nazionale, introduce obblighi stringenti: l’iscrizione obbligatoria al portale Ca.R.G.O.S., la trasmissione telematica di ogni contratto di noleggio, il limite massimo di 30 giorni per ciascun affidamento, e un apparato sanzionatorio più severo.

Pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 10 maggio ed entrato in vigore dal 12 aprile 2025, il decreto è stato convertito in legge l’8 giugno 2025. Si tratta, in sostanza, di un’estensione dell’articolo 17 del D.L. 113/2018, con nuove misure di contrasto a fenomeni legati al terrorismo e alla criminalità organizzata che spesso fanno uso di veicoli a noleggio per attività illecite.

Ca.R.G.O.S. diventa obbligatorio

La novità più rilevante per gli operatori del settore è l’obbligo di utilizzo del portale Ca.R.G.O.S. (Car Renter Guardian Operation System). Ogni impresa di noleggio, senza eccezioni legate alla dimensione o alla modalità di operatività (fisica o digitale), deve registrarsi al sistema attraverso le credenziali SPID o CIE del legale rappresentante. Una volta completata la registrazione, l’azienda riceve le credenziali operative dalla Questura competente entro un massimo di 30 giorni. Durante questo periodo di attesa non è consentito stipulare nuovi contratti.

Il sistema Ca.R.G.O.S. è stato concepito come uno strumento centrale di prevenzione. Una volta inseriti i dati del contratto, essi vengono incrociati in tempo reale con le banche dati delle forze dell’ordine, generando eventualmente segnalazioni automatiche se emergono anomalie o soggetti a rischio. I dati vengono conservati per sette giorni e devono essere inviati sempre prima della consegna del veicolo al cliente.

Tutti i dati che ora devono essere trasmessi

Rispetto alla normativa precedente, oggi è richiesto un dettaglio molto più preciso nella comunicazione dei contratti. Ogni noleggiatore è obbligato a trasmettere le generalità complete del cliente, i dati del veicolo (targa, numero di telaio, proprietà), la durata del contratto, i luoghi di ritiro e riconsegna, e le modalità di pagamento, siano esse con carta di credito, bonifico o altre forme tracciabili. Inoltre, eventuali sub-noleggi o trasferimenti temporanei della disponibilità del mezzo devono anch’essi essere comunicati al sistema.

Il limite dei 30 giorni: un punto critico

Una delle misure più discusse tra gli operatori è il limite massimo di 30 giorni consecutivi per l’affidamento dello stesso veicolo allo stesso soggetto. Se questa soglia viene superata, scatta l’obbligo di registrare la targa del mezzo nel REN (Registro Elettronico Nazionale dei veicoli). In alternativa, è possibile stipulare un nuovo contratto, trasmettendolo nuovamente attraverso Ca.R.G.O.S. È importante sapere che il mancato rispetto di questa regola espone l’azienda a sanzioni significative, previste dall’art. 94 comma 4-bis del Codice della Strada, con importi che possono arrivare a diverse migliaia di euro.

La soluzione operativa più sicura consiste nello spezzare contratti lunghi in blocchi da 30 giorni, stipulando e trasmettendo ogni rinnovo singolarmente, anche se destinato allo stesso cliente.

Documenti accettabili e responsabilità del noleggiatore

Dal punto di vista dell’identificazione del cliente, il decreto impone di accettare esclusivamente documenti originali: carta d’identità elettronica, passaporto (ordinario o diplomatico), oppure patente di guida in corso di validità. Non sono valide fotocopie, documenti scaduti o dichiarazioni sostitutive. In caso di controllo, l’azienda che ha noleggiato senza un’identificazione conforme può essere ritenuta corresponsabile in sede penale o amministrativa.

Meno carta, più digitale: servono gestionali aggiornati

Le imprese che intendono restare operative in modo efficiente devono dotarsi di software gestionali integrati con le API ufficiali di Ca.R.G.O.S.. Questi strumenti permettono di automatizzare la trasmissione dei dati contrattuali, riducendo gli errori umani, registrando log certificati delle operazioni e garantendo la conformità totale alle nuove disposizioni. La digitalizzazione diventa quindi una condizione necessaria, non solo per rispettare la legge, ma anche per non rallentare l’attività quotidiana.

Le sanzioni: cosa si rischia davvero

Il nuovo assetto normativo è accompagnato da un sistema sanzionatorio severo. La mancata o ritardata comunicazione dei dati del contratto a Ca.R.G.O.S. può comportare l’arresto fino a tre mesi o una multa fino a 206 euro per ogni contratto omesso. In caso di recidiva o violazioni sistematiche, è prevista la sospensione della licenza da 15 a 60 giorni, con possibile segnalazione della società nel casellario delle attività non conformi. Inoltre, il superamento non autorizzato dei 30 giorni senza registrazione nel REN comporta verbali secondo l’art. 94 CdS, che possono raggiungere cifre molto alte.

Le responsabilità possono estendersi anche agli amministratori, con eventuali conseguenze penali in presenza di dolo o negligenza grave.

Cosa fare subito: i passi per mettersi in regola

Alla luce delle novità, ogni noleggiatore dovrebbe immediatamente verificare di essere registrato su Ca.R.G.O.S. ed effettuare test di trasmissione corretta dei contratti. È importante aggiornare i propri flussi interni (dalla prenotazione alla fatturazione), formare il personale sull’utilizzo dei documenti corretti e assicurarsi che eventuali contratti superiori ai 30 giorni vengano convertiti in formule a rinnovo mensile. Anche la documentazione privacy deve essere aggiornata per includere le nuove modalità di trattamento dei dati.

Uno sguardo al futuro: score di rischio e nuove integrazioni

Il Ministero dell’Interno ha annunciato l’arrivo di un “cruscotto di auto-compliance”, un sistema che permetterà alle aziende di monitorare in tempo reale il proprio livello di rischio e conformità. Dal 2026, Ca.R.G.O.S. potrebbe essere ulteriormente potenziato con integrazioni alle banche dati assicurative e ai sistemi telematici di bordo, come GPS, black box e antifurti digitali. La direzione è chiara: tracciabilità totale dei veicoli e responsabilità piena del noleggiatore.

Conclusione

Il Decreto Sicurezza 2025 non è solo una stretta normativa: è un vero cambio di paradigma per tutto il settore del noleggio senza conducente. L’adeguamento richiede investimenti in tecnologia, formazione del personale e revisione delle pratiche operative. Ma chi si adatta in fretta potrà non solo evitare multe e sospensioni, ma anche offrire un servizio più trasparente, sicuro e competitivo.

In un mercato che si fa ogni giorno più regolamentato, essere conformi è il primo passo per restare rilevanti.